3. Financiën 3.1 Financiële positie De financiële positie van Scholengroep Spinoza is sterk. Het vermogen is toereikend en de scholengroep is in staat om de ontwikkelingen en investeringen in gang te zetten die de samenleving van ons vraagt. Dit geeft ons de mogelijkheid om na te denken over investeringen en uitgaven in onder meer personeel, huisvesting en ICT. De Spinoza-scholen hebben een eigen financiële verantwoordelijkheid voor hun schoolexploitatie. De afgelopen jaren hebben ze reserves opgebouwd, die ze kunnen inzetten voor incidentele innovaties, ontwikkelingen of optimalisaties binnen hun eigen schoolorganisatie. De planning-&-controlcyclus heeft op financieel gebied binnen Scholengroep Spinoza structuur en rust gegeven. Er is een duidelijk kader van informatieverzameling, -bewaking en -voorziening door het jaar heen: 0 De Kaderbrief als start van het begrotingsproces; 0 De investeringsbegrotingen voor ICT en Huisvesting; 0 De exploitatiebegrotingen op school- en Spinoza- niveau; 0 Elk kwartaal een financiële rapportage; 0 De jaarrekening en het schooljaarverslag als afronding van de jaarcyclus. 3.2 Beheersing bedrijfsvoering Dankzij professionalisering binnen onze scholengroep en de brede samenwerking tussen de scholen en het Buro kunnen we onze bedrijfsvoering steeds beter beheersen. Ook de tools die we tot onze beschikking hebben (Capisci, Cum Laude) helpen ons hierbij. Door vroegtijdige signalering en periodiek overleg kunnen we snel actie ondernemen. De korte lijnen in onze organisatie versterken dat. Beheersingstools In de bestaande pakketten zijn uitbreidingen doorgevoerd om betere analyses te kunnen maken. Spend Cloud van Pro-Active geeft ons ten aanzien van de digitale facturenflow de mogelijkheid het factuurproces juist en volledig te beheersen. Aan het einde van het schooljaar zijn we overgestapt van Simpled Card naar Kas & Pas (van Pro-Active) voor het betaalverkeer voor scholen en schoolreizen. Capisci gebruiken we inmiddels vier jaar als begrotings-en realisatietool. Nu ook in combinatie met een dashboard, de zogeheten cockpit. Ook zijn we voornemens datawarehouse-activiteiten te ontwikkelen. Door gebruik in de praktijk en ontwikkelingen binnen het systeem maken er steeds meer medewerkers gebruik van Capisci en kunnen we op veel niveaus opbrengsten en kosten beheersen. De periodieke rapportages zijn daarmee steeds meer een geïntegreerd geheel van de aanwezige systemen en organisatie. Uitbreiding en korte lijnen De groei van de organisatie door de fusie heeft ook op het Buro geleid tot spanning in capaciteit. Daarom heeft inmiddels op diverse vlakken uitbreiding plaatsgevonden: op financiën is de capaciteit voor analyse en control uitgebreid, op huisvesting & beheer is een adviseur onderhoud aangenomen en in de algemene ondersteuning is een managementassistent aangetrokken specifiek voor het Buro. Een belangrijke ontwikkeling is dat de bedrijfsvoering steeds meer een Spinoza-gedragen aangelegenheid wordt. In toenemende mate vinden er 1-op-1-gesprekken plaats tussen scholen en Buro en worden trajecten zoals de Kaderbrief gezamenlijk aangepakt door Buro en schooldirecties. De bestuurder voert schoolontwikkelgesprekken met de schooldirecties, de staf van het Buro voert bedrijfsvoeringsgesprekken. Soms periodiek, soms incidenteel doordat de schoolspecifieke situatie dat vraagt. 3.3 Belangrijkste risico’s bedrijfsvoering Risico Mitigerende maatregel Uitbreken van een pandemie Handboeken en taakbeschrijvingen zijn voorhanden om in actie te komen wanneer nodig Fluctuaties in leerlingaantallen Onderling overleg tussen scholen, participatie in externe overlegstructuren, volgen demografische ontwikkelingen Tekort aan bekwaam en bevoegd personeel Deelname aan overlegstructuren en VO-verbanden, onze scholen zijn opleidingsscholen in groter verband, inhuur waar nodig, goed onderling overleg tussen scholen ten aanzien van boventalligheid en inzet, SHRM in ontwikkeling Instabiele bekostiging Voorzichtig begroten, deelname aan VO-overleggen, regionaal overleg, meerjarenbegrotingen Ontoereikend en onvoldoende lesmateriaal Intensief contact distributeurs en uitgevers, gebruik van inkoopnetwerken als Sivon, landelijk netwerk Hoog verzuim Verzuimbeleid, trainingen, benchmarken, verzekeren, inzetten op vitaliteit Onduidelijkheid over CAO De huidige CAO is recent totstandgekomen; de CAO-onderhandelingen duren vaak lang; betrokkenheid in landelijk – en regionaal overleg Uitval ICT en netwerk Versterken veiligheidsmaatregelen, goed laten informeren in netwerken, beveiligingsBELEID Datalekken Inzet externe functionaris gegevensbescherming voor advies, goed intern beleid, privacy officers op alle scholen die nauw in contact staan met het Buro Bouwheer bij nieuwbouw Het financiële risico inperken door goed te budgetteren, directievoering tijdens de bouw en budgetbewaking 31 30
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=