14 Toine van Eijk Manager IT-adoptie & Productiviteit De meeste medewerkers zullen niet direct veel aan te merken hebben op hoe ze online samenwerken. Daarom vroegen we Toine van Eijk, Manager IT-adoptie & Productiviteit, ter inspiratie naar het laaghangend fruit dat hij met organisaties plukt als het aankomt op beter online samenwerken. Waar kun je op inzoomen als het gaat om goed online samenwerken? “Werken in verschillende tools en applicaties bijvoorbeeld. Jouw team, en jijzelf waarschijnlijk ook, werkt in allerlei programma’s die met een eigen functie in de organisatie geïntroduceerd zijn. Intranet voor organisatienieuws, contact met externen via Outlook en samenwerken met collega’s in Microsoft Teams. Enerzijds is dit heel overzichtelijk en kan het helpen om gericht samen te werken. Maar het kan ook verwarring opleveren over hoe je die programma’s gebruikt. Welke informatie deel je in welke applicatie? Waar sla je wat op? Dat kan verschillende werkwijzen in de hand werken, waardoor je op termijn informatie kwijtraakt of dubbel opslaat.” En hoe zit het met de dagelijkse berichtenstroom in onze mailbox? “We mailen wat af met z’n allen, terwijl bijlages heen en weer mailen soms niet in optimale samenwerking resulteert. Denk aan een tekstbestand waar je feedback op vraagt en vervolgens van elke collega een andere versie terugkrijgt. Aan jou de taak om dit weer naar één bestand om te zetten. Naast dat dit tijd kost, kunnen er allerlei versies van dat document in de organisatie rondgaan. Of e-mail daarom optimaal is voor interne samenwerking met collega’s? Dat kun je betwijfelen.” Wat is er nodig om optimaal online samen te werken? En wat moet je ervoor laten? “Om met je team te kunnen samenwerken als een geoliede machine zijn de volgende drie stappen belangrijk.” Stap 1: Terug naar de basis Een beeld schetsen van hoe je op dit moment met elkaar samenwerkt, is de eerste stap om te zetten. Terug naar de basis. Dat betekent dat je naar online samenwerking in het algemeen kijkt, ongeacht welke applicaties je hiervoor gebruikt. Een goede stap zou zijn om in het team de volgende vragen te bespreken: Waarom werk ik samen met anderen? Wat is ons gezamenlijke doel of belang? Hoe wil ik (met collega’s of externen) samenwerken? “Pas daarna is het waardevol om de applicaties die je gebruikt er weer bij te pakken en te kijken welke het best aansluiten bij de antwoorden die je op bovenstaande vragen hebt gegeven. Probeer hierbij vooral te focussen op applicaties Het doel is om communicatie en informatie terug te brengen naar één plek en het aantal applicaties te verkleinen “ ” De valkuilen van onze gewoonten INTERVIEW
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=