10 Kun je een voorbeeld noemen van een repeterend proces dat zich leent om te automatiseren? “Onboarding van nieuwe medewerkers is hét voorbeeld van een terugkerend proces. Wat het uitdagend maakt, zijn de vele afdelingen die er vaak bij betrokken zijn. IT, HR, facilitaire dienst, administratie; ieder heeft zijn eigen bijdrage. Vaak wordt er handmatig één overkoepelende planning gemaakt of er worden mails rondgestuurd met de mededeling dat er een nieuwe medewerker gaat starten. Dat kun je automatiseren, want grote kans dat dit takenoverzicht er bij iedere nieuwe medewerker hetzelfde uitziet. In Microsoft Planner laat je automatisch een takenoverzicht opstellen met verantwoordelijken. Is een taak voltooid? Dan komt er een vinkje achter. Mini-innovatie: Maak de planning voor onboarding van een nieuwe medewerker automatisch in een programma als Microsoft Planner. Zo houd je in het hele proces overzicht, zonder dat een afdeling taken handmatig moet wijzigen of afvinken.” Het onboardingsproces kent vaak een bepaalde volgorde. Zodra HR een nieuwe medewerker aan het systeem toevoegt, moet IT in actie komen om een laptop en telefoon te regelen, de facilitaire dienst moet toegang tot het pand regelen, er moeten bloemen worden besteld, en zodra alles contractueel rond is kan de communicatieafdeling er aandacht aan besteden. Datzelfde geldt wanneer mensen uit dienst gaan. Deze ketting aan acties leent zich perfect voor automatisering. Zodra een nieuwe medewerker in het systeem is ingevoerd of als uit dienst wordt geregistreerd, gaat er dan een automatisch proces van start waar zowel IT als de facilitaire dienst een seintje over krijgt TIP zodat ze hun acties kunnen uitvoeren. Informatie verzamelen Een andere tijdrovende taak is het zoeken naar informatie. Informatie staat tegenwoordig vaak verspreid over allerlei systemen en applicaties. Sommige dingen worden gemaild, in applicaties als Teams of SharePoint staan bestanden en wellicht heb je lokaal op je computer nog dingen opgeslagen. Dat maakt dat, naast dat je wordt overspoeld met informatie die lang niet allemaal relevant is, het soms echt zoeken is naar waar je het terug moet vinden. Je weet toch zeker dat je het hebt opgeslagen. Onderzoek daarom eens of er manieren zijn om informatie automatisch naar medewerkers te brengen. Dat klinkt misschien als hogere wiskunde, maar dashboards of een slimme zoekmachine kunnen hier veel in betekenen. In een dashboard breng je die informatie samen, waarvan je weet dat bepaalde afdelingen er altijd naar zoeken. Medewerkers hoeven zo de optelsom van informatie zelf niet meer te maken. Als informatie meer naar medewerkers wordt gebracht, kun je ervan uitgaan dat de productiviteit omhoog schiet. Bijkomend voordeel? Online samenwerken wordt ook makkelijker.
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=