“ALS JE DOET WAT JE DEED, KRIJG JE WAT JE KREEG” Kleine innovaties voor jouw medewerkers om meer uit hun werkdag te halen Het mini-innovatiemagazine De magie van goed online samenwerken LEES EROVER OP PAGINA 13 LEES HET INTERVIEW OP PAGINA 14 DE VALKUILEN VAN ONZE GEWOONTEN REPETERENDE TAKEN: VAN HERHALING NAAR AUTOMATISERING “PRODUCTIEF ZIJN DRAAIT OM MEER DAN ALLEEN HARD OF VEEL WERKEN” PAGINA 5 PAGINA 7
2 Productiviteit is vandaag de dag een belangrijk woord voor organisaties. Het stelt teams in staat om ondanks een hoge werkdruk door personeelstekorten, toch volledige aandacht te kunnen richten op de werkzaamheden die in de kern van hun functie liggen. En daar draait het om als je het hebt over werkgeluk en personeelsbehoud. Dat de zorgmedewerker kan blijven zorgen, de financiële medewerker kan blijven rekenen en de gemeenteambtenaar inwoners kan blijven helpen. Dat maakt onderstaande quote dan ook de belangrijkste boodschap van ons eerste miniinnovatiemagazine. Blijf je druk met wat je al jaren doet? Of wil je een stap voorwaarts maken en de productiviteit in jouw team of organisatie een boost geven? In het laatste geval ontkom je er niet aan om de digitale werkbeleving onder de loep te nemen. Daar speelt, een belangrijk deel van, het werk zich immers af. Online samenwerken, snel informatie zoeken, optimalisaties en automatisering. Het zijn wat ons betreft de knoppen om aan te draaien om werkzaamheden te versoepelen, de digitale werkbeleving op te krikken en het dagelijkse werk ook vooral leuker te maken. Denk daarbij niet in grote en langdurige trajecten, maar juist in kleine innovaties die in een maand al zijn vruchten kunnen afwerpen. Met precies dit soort mini-innovaties op het gebied van automatisering en online samenwerking, hopen we je te inspireren in dit magazine. ONS EERSTE MINIINNOVATIEMAGAZINE “ALS JE DOET WAT JE DEED, KRIJG JE WAT JE KREEG” Wilbert van Beek Algemeen Directeur Ictivity
3 Repeterende taken: van herhaling naar automatisering De magie van goed online samenwerken Navigeren door het IT-landschap met IT-adoptie Van bril wisselen 07 13 20 24 INHOUD • Lees je waarom productiviteit versterken niet iets negatiefs hoeft te zijn; • Kom je te weten hoe je met automatisering repeterende taken optimaliseert; • Leer je over de magie van goed online samenwerken; • Krijg je handvatten voor een ITadoptieprogramma; • Maak je kennis met talloze organisaties die je met mini-innovaties voorgingen. IN DIT MAGAZINE
4
5 De bijsmaak van het woord productiviteit ‘Productiviteit’; er wordt weleens met gemengde gevoelens naar het woord gekeken. In sommige sectoren of organisaties – zeker waar de werkdruk hoog is – heeft dit normale woord een negatieve bijsmaak. Meer productiviteit nastreven, zou impliceren dat wat er door medewerkers wordt gedaan, niet genoeg is. Dat er nog meer bij moet. Ze een tandje harder moeten lopen. Dat valt natuurlijk niet goed, want mensen lopen zichzelf misschien al voorbij. En dan wordt er verwacht dat ze nóg meer doen? Van Dale omschrijft productiviteit als een voortbrengende of scheppende kracht. Dat vind ik wel een mooie omschrijving; een kracht. Want als iets een bepaalde kracht heeft, dan is het toch niet gek dat je daar meer van nastreeft? Robin Wijnen Sales Consultant IT-adoptie & Productiviteit Bij Ictivity staan de gebruiker en zijn behoeften centraal, ook als we het over productiviteit hebben. We zien productiviteit als de hoeveelheid tijd die medewerkers kunnen besteden aan primaire werkzaamheden. Werkzaamheden die mensen vaak het leukst vinden en daarom ook voor hun functie hebben gekozen. Daarmee ben je productief als je je kunt focussen op kerntaken en deze optimaal kunt afronden zonder afleiding. Voor een zorgmedewerker zou meer productiviteit daarom gelijk staan aan meer tijd voor de cliënt. Voor een HRmedewerker zou het meer tijd voor collega’s betekenen. Is dat niet waar het uiteindelijk om draait? Meer productiviteit is in essentie dus niet slecht om na te streven. Het betekent meer tijd voor medewerkers om datgene te doen waar hun kracht ligt. Productief zijn draait om meer dan alleen hard of veel werken “ ” COLUMN
6 VEEL VOORKOMENDE REPETERENDE PROCESSEN IN ORGANISATIES Onboarding en/of off-boarding van medewerkers (Management) rapportages maken Excellijsten bijhouden en updaten voor allerlei doeleinden Gegevens invoeren in systemen, bijvoorbeeld gewerkte uren of contactgegevens Gegevens en informatie opzoeken en verzamelen Declaraties doen van de werktijd verloren gaat aan taken die niet per se tot de kern van de functie behoren? 31% WIST JE DAT...
7 Je herkent het vast; het is weer het einde van de maand, wat betekent dat administratieve taken je to-dolijst sieren. Denk aan het welbekende Excelbestand om te updaten. Of het nu is om uren bij te houden, planningen te maken of berekeningen te doen; er gaat altijd net te veel tijd in zitten. Het is dan ook niet gek dat uit onderzoek blijkt dat bijna een derde (31%) van de werktijd verloren gaat aan taken die niet per se tot de kern van je functie behoren. Rapportages maken, administratie doen en gegevens zoeken en verzamelen; het zijn allemaal voorbeelden van tijdrovers. Dat het in negen van de tien gevallen efficiënter kan, heb je waarschijnlijk ook weleens gedacht. Maar hoe? Ooit toen je in dienst kwam is je uitgelegd hoe je online moet werken en hoe je met informatie, data en gegevens omgaat. Na honderd dagen is dat je manier van werken geworden. Precies dit maakt het lastig om er met een evaluerende bril naar te kijken; je weet niet beter. In dit magazine gaan we in op hoe je met optimalisaties en automatisering terugkerende processen makkelijker en minder tijdrovend maakt. REPETERENDE TAKEN: VAN HERHALING NAAR AUTOMATISERING THEMA
8 Hoe werken repeterende taken door op werkgeluk en productiviteit? “Je hebt twee groepen mensen. Enerzijds is er een kleine groep die het prettig vindt om repeterende taken uit te voeren. Het geeft ze rust en vertrouwen, omdat ze het goed kunnen en ze weten wat ze moeten doen. Een grotere groep haalt geen werkplezier uit administratieve of repeterende taken. Integendeel, dit soort taken doen af aan hun werkgeluk én daarmee aan de productiviteit. Want voor driekwart van werkend Nederland is werkgeluk een belangrijke pijler voor productief zijn. Voor de helft is het zelfs een vereiste. Je wilt daarom voorkomen dat de balans tussen administratieve taken en iemands kerntaken de verkeerde kant op weegt. Zeker in de huidige arbeidsmarkt hou je je medewerkers liever tevreden aan boord.” “Ook werk je door repeterende taken te automatiseren minder foutgevoelig en kun je meer werk verzetten met minder mensen. Denk aan de zorg waarin automatisering juist kansen biedt voor meer handen aan het bed. Dat werkt positief door op de werkdruk; opnieuw een belangrijker pijler voor werkgeluk en daarmee productiviteit. Te veel moeten doen demotiveert mensen. Heel belangrijk dus om te kijken van welke werkzaamheden iemand echt gelukkig wordt en van welke niet, en vervolgens te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om juist die taken te automatiseren.” Waar ligt de verantwoordelijkheid om met dit thema aan de slag te gaan? “Hier ligt een rol voor het management in organisaties. Want bewustzijn creëren onder medewerkers over hoe er gewerkt wordt, is het allerbelangrijkste ingrediënt om de productiviteit een boost te geven. Mensen zien niet direct hoe het anders kan. Of willen het niet zien uit angst voor veranderingen in het takenpakket dat ze gewend zijn. Het is daarom de kunst om medewerkers te inspireren en ze te laten inzien dat het makkelijker kan én dat ze daar baat bij hebben.” Productiviteit en werkgeluk Wist je dat 61 procent van werkend Nederland denkt dat het automatiseren van administratieve en repeterende werkzaamheden helpt om productiever te worden? Dat het aanpakken van repeterende taken, bijvoorbeeld met automatisering, wat doet voor de productiviteit staat buiten kijf. Maar het heeft ook invloed op werkgeluk. Robin, Solution Consultant binnen het Productivity team, legt uit. Voor de helft van werkend Nederland is werkgeluk een belangrijke vereiste om productief te zijn “ ” Robin Heijne Solution Consultant Productivity INTERVIEW
9 Hoe zet je de eerste stap? “Dat kun je al doen door gewoon eens samen in te zoomen op een terugkerende taak. Welk proces hoort daarbij? Welke stappen zetten we daarin en waarom? Teken dit letterlijk uit op een groot papieren vel. Dit maakt voor iedereen inzichtelijk hoe een proces verloopt en geeft ruimte om stil te staan en je af te vragen wat je van die gang van zaken vindt. Zetten we dubbele of overbodige stappen? Waar zit ruimte voor optimalisatie? Medewerkers zelf laten inzien of en hoe hun werkwijzen efficiënter kunnen, maakt de motivatie los die nodig is om ermee aan de slag te gaan. Als je eenmaal weet waar in een proces het waardevol is om verbeteringen door te voeren, kun je de stap naar automatisering zetten.” de Nederlandse arbeidsproductiviteit in 2023 met ruim 1,3 procent is afgenomen? WIST JE DAT... Bron: CBS
10 Kun je een voorbeeld noemen van een repeterend proces dat zich leent om te automatiseren? “Onboarding van nieuwe medewerkers is hét voorbeeld van een terugkerend proces. Wat het uitdagend maakt, zijn de vele afdelingen die er vaak bij betrokken zijn. IT, HR, facilitaire dienst, administratie; ieder heeft zijn eigen bijdrage. Vaak wordt er handmatig één overkoepelende planning gemaakt of er worden mails rondgestuurd met de mededeling dat er een nieuwe medewerker gaat starten. Dat kun je automatiseren, want grote kans dat dit takenoverzicht er bij iedere nieuwe medewerker hetzelfde uitziet. In Microsoft Planner laat je automatisch een takenoverzicht opstellen met verantwoordelijken. Is een taak voltooid? Dan komt er een vinkje achter. Mini-innovatie: Maak de planning voor onboarding van een nieuwe medewerker automatisch in een programma als Microsoft Planner. Zo houd je in het hele proces overzicht, zonder dat een afdeling taken handmatig moet wijzigen of afvinken.” Het onboardingsproces kent vaak een bepaalde volgorde. Zodra HR een nieuwe medewerker aan het systeem toevoegt, moet IT in actie komen om een laptop en telefoon te regelen, de facilitaire dienst moet toegang tot het pand regelen, er moeten bloemen worden besteld, en zodra alles contractueel rond is kan de communicatieafdeling er aandacht aan besteden. Datzelfde geldt wanneer mensen uit dienst gaan. Deze ketting aan acties leent zich perfect voor automatisering. Zodra een nieuwe medewerker in het systeem is ingevoerd of als uit dienst wordt geregistreerd, gaat er dan een automatisch proces van start waar zowel IT als de facilitaire dienst een seintje over krijgt TIP zodat ze hun acties kunnen uitvoeren. Informatie verzamelen Een andere tijdrovende taak is het zoeken naar informatie. Informatie staat tegenwoordig vaak verspreid over allerlei systemen en applicaties. Sommige dingen worden gemaild, in applicaties als Teams of SharePoint staan bestanden en wellicht heb je lokaal op je computer nog dingen opgeslagen. Dat maakt dat, naast dat je wordt overspoeld met informatie die lang niet allemaal relevant is, het soms echt zoeken is naar waar je het terug moet vinden. Je weet toch zeker dat je het hebt opgeslagen. Onderzoek daarom eens of er manieren zijn om informatie automatisch naar medewerkers te brengen. Dat klinkt misschien als hogere wiskunde, maar dashboards of een slimme zoekmachine kunnen hier veel in betekenen. In een dashboard breng je die informatie samen, waarvan je weet dat bepaalde afdelingen er altijd naar zoeken. Medewerkers hoeven zo de optelsom van informatie zelf niet meer te maken. Als informatie meer naar medewerkers wordt gebracht, kun je ervan uitgaan dat de productiviteit omhoog schiet. Bijkomend voordeel? Online samenwerken wordt ook makkelijker.
11 Ictivity’s tekenplaat De productiviteitsconsultants van Ictivity starten het verbeteren van een proces bij organisaties altijd met het maken van een zogenoemde tekenplaat om een proces inzichtelijk te maken. De tekenplaat maakt vaak in een oogwenk duidelijk waar het anders kan, of misschien wel moet. Daarmee heb je gelijk een mooie leidraad om optimalisaties te bespreken en gericht aan de slag te gaan. UITGELICHT Robotcollega aan het werk bij gemeenten Horst aan de Maas en Venray voor afhandeling WOZbezwaren • Uitdaging: Arbeidsintensief proces voor afhandeling WOZ-bezwaren • Oplossing: Software robot automatiseert bezwarenafhandeling • Resultaat: Minder werkdruk, verbetering van dienstverlening en 73% geautomatiseerd ingeboekt INNOVATIES IN DE PRAKTIJK Gemeenten Horst aan de Maas en Venray zetten de volgende stap in digitalisering. Met de inzet van Microsoft Power Automate worden WOZbezwaren nu sneller en efficiënter afgehandeld. Zo boekte de zogenaamde robotcollega tot 73 procent van de bezwaren geautomatiseerd in. Minder werkdruk voor medewerkers, meer tijd voor belangrijke taken én een snellere service voor inwoners. Benieuwd hoe deze innovatie werkt? Lees de volledige case op onze website.
12 Slim automatiseren: Dukers & Baelemans organiseert moeiteloos 1.500 trainingsdagen • Uitdaging: 1.500 klassikale trainingsdagen organiseren op 15 locaties in Nederland • Oplossing: Planningsapplicatie • Resultaat: tijdbesparing van 8 uur per dag en van 40 naar 5 procent afwijzingen van docenten INNOVATIES IN DE PRAKTIJK De planners van Dukers & Baelemans moesten meerdere factoren handmatig bij elkaar brengen om een klassikale training rond te krijgen. Denk aan beschikbaarheid en woonplaats van (externe) docenten, expertise en beschikbaarheid van locaties. En dat voor elke training opnieuw. Totdat ze Ictivity lieten meekijken. Een applicatie waar zowel planners als docenten in werken en waar automatisering aan is toegevoegd, was de oplossing. Hier lees je meer over het verhaal. bijna een op de vijf zorgmedewerkers (19%) productiever denkt te kunnen zijn als ze meer automatisering zouden hebben? WIST JE DAT... Bron: Onderzoek Werken in de Zorg, van menselijke grens tot grenzeloze innovatie (2023)
13 DE MAGIE VAN GOED ONLINE SAMENWERKEN Je kunt je werk haast niet meer doen zonder je teamleden online te vinden. Dat maakt goed online samenwerken naast automatisering belangrijk om de productiviteit in de organisatie een boost te geven. Goed online samenwerken stelt je in staat om kennis te delen, vragen beantwoord te krijgen en de koppen bij elkaar te steken om nieuwe oplossingen te bedenken. Maar wat is online samenwerken eigenlijk? Grote kans dat het mailen van informatie over en weer een prominente plek heeft in wat je hieronder verstaat. Een grote generatie is ermee opgegroeid. Maar ook programma’s als Microsoft Teams kunnen niet meer ontbreken. Toch is er in de meeste organisaties veel meer mogelijk. Hoe? Daar gaan we in dit deel dieper op in. THEMA
14 Toine van Eijk Manager IT-adoptie & Productiviteit De meeste medewerkers zullen niet direct veel aan te merken hebben op hoe ze online samenwerken. Daarom vroegen we Toine van Eijk, Manager IT-adoptie & Productiviteit, ter inspiratie naar het laaghangend fruit dat hij met organisaties plukt als het aankomt op beter online samenwerken. Waar kun je op inzoomen als het gaat om goed online samenwerken? “Werken in verschillende tools en applicaties bijvoorbeeld. Jouw team, en jijzelf waarschijnlijk ook, werkt in allerlei programma’s die met een eigen functie in de organisatie geïntroduceerd zijn. Intranet voor organisatienieuws, contact met externen via Outlook en samenwerken met collega’s in Microsoft Teams. Enerzijds is dit heel overzichtelijk en kan het helpen om gericht samen te werken. Maar het kan ook verwarring opleveren over hoe je die programma’s gebruikt. Welke informatie deel je in welke applicatie? Waar sla je wat op? Dat kan verschillende werkwijzen in de hand werken, waardoor je op termijn informatie kwijtraakt of dubbel opslaat.” En hoe zit het met de dagelijkse berichtenstroom in onze mailbox? “We mailen wat af met z’n allen, terwijl bijlages heen en weer mailen soms niet in optimale samenwerking resulteert. Denk aan een tekstbestand waar je feedback op vraagt en vervolgens van elke collega een andere versie terugkrijgt. Aan jou de taak om dit weer naar één bestand om te zetten. Naast dat dit tijd kost, kunnen er allerlei versies van dat document in de organisatie rondgaan. Of e-mail daarom optimaal is voor interne samenwerking met collega’s? Dat kun je betwijfelen.” Wat is er nodig om optimaal online samen te werken? En wat moet je ervoor laten? “Om met je team te kunnen samenwerken als een geoliede machine zijn de volgende drie stappen belangrijk.” Stap 1: Terug naar de basis Een beeld schetsen van hoe je op dit moment met elkaar samenwerkt, is de eerste stap om te zetten. Terug naar de basis. Dat betekent dat je naar online samenwerking in het algemeen kijkt, ongeacht welke applicaties je hiervoor gebruikt. Een goede stap zou zijn om in het team de volgende vragen te bespreken: Waarom werk ik samen met anderen? Wat is ons gezamenlijke doel of belang? Hoe wil ik (met collega’s of externen) samenwerken? “Pas daarna is het waardevol om de applicaties die je gebruikt er weer bij te pakken en te kijken welke het best aansluiten bij de antwoorden die je op bovenstaande vragen hebt gegeven. Probeer hierbij vooral te focussen op applicaties Het doel is om communicatie en informatie terug te brengen naar één plek en het aantal applicaties te verkleinen “ ” De valkuilen van onze gewoonten INTERVIEW
15 die er al zijn. Wat je wilt voorkomen, is dat je nog meer nieuwe applicaties introduceert met een heel nieuw scala aan functionaliteit. Kijk eerst naar wat je gebruikt en in hoeverre dat past bij de basis die je voor ogen hebt voor online samenwerken. Want het doel is uiteindelijk om communicatie en informatie terug te brengen naar één plek. En dus om het aantal applicaties te verkleinen om informatie makkelijk te vinden.” Stap 2: Alle neuzen dezelfde kant op “In de meeste organisaties werken mensen net anders in applicaties. De een zweert en houdt vast aan e-mail, de ander stuurt korte vragen liever via Teams naar een collega. Op zich niks mis mee, maar voor effectief online samenwerken is het belangrijk om op dezelfde manier in applicaties te werken. Hier kun je alleen verbeteringen in aanbrengen als je inzichtelijk hebt hoe applicaties eigenlijk gebruikt worden. Hoe delen we informatie met elkaar? Is er sprake van een e-mailcultuur of juist niet? Verschilt dit nog per afdeling of locatie? Daadwerkelijk applicatiegebruik spreekt boekdelen. Voor effectief online samenwerken is het belangrijk om op dezelfde manier in applicaties te werken “ ” Hoe applicaties door het team gebruikt worden, maak je inzichtelijk met een productiviteitsdashboard. Informatie uit jouw applicaties en systemen zijn gemakkelijk om te zetten naar dit dashboard. Hierin krijg je inzicht en gedetailleerde informatie over hoe Microsoft 365-applicaties zoals SharePoint, OneDrive en Teams in jouw organisatie of op jouw afdeling worden gebruikt. Denk aan hoeveel procent van de gebruikers bestanden via SharePoint deelt, hoeveel procent hier e-mail voor gebruikt of hoeveel gebruikers samenwerken in OneDrive. Ook kun je dit inzien via een trendlijn van het hele jaar.”
16 “Wat het je oplevert? Concrete verbeteradviezen voor de online samenwerking. Is er bijvoorbeeld behoefte aan meer training omdat mensen op een specifieke afdeling een applicatie nauwelijks blijken te gebruiken? Of een campagne, omdat medewerkers toch veel mailen en Teams links laten liggen? En moet je veranderingen vooral op afdelingsniveau doorvoeren of speelt het probleem organisatiebreed? Daar krijg je handvatten voor.” Stap 3: Spelregels “Met de inzichten uit het dashboard kun je teruggrijpen op bepaalde spelregels of beleid rondom online samenwerken. Dat is er waarschijnlijk al in de organisatie, maar het is goed om het van tijd tot tijd naast het daadwerkelijke applicatiegebruik te leggen. Als dan blijkt dat online samenwerken in bestanden via SharePoint of OneDrive achterblijft terwijl dat de bedoeling is, kun je nagaan waarom dat zo is en er opnieuw over communiceren.” Grip op Teams kanalen Veel organisaties maken gebruik van Microsoft Teams als onderdeel van Microsoft 365. Microsoft Teams is bij uitstek een applicatie waarvoor het loont om basisafspraken te maken over hoe je erin samenwerkt. In Microsoft Teams maken medewerkers in een handomdraai kanalen aan voor hun projectgroep of team. Juist in dit gebruiksgemak schuilt een risico. Zonder basisafspraken over wanneer je wel en niet een kanaal aanmaakt, is de kans groot dat er op den duur een wildgroei aan kanalen ontstaat waar niemand meer overzicht over heeft. Grip houden? Met Teams Beheer helpen we jouw organisatie om controle te houden over Microsoft SharePoint en Teams en voorkomen we ongecontroleerde groei door gebruikers eenvoudig de mogelijkheid te geven om nieuwe Teams aanvragen te doen. TIP
17 Van 24 uur naar 3 uur per week: Gemeente Best optimaliseert vergaderingen • Uitdaging: Voorbereiden en inplannen portefeuillehoudervergaderingen wethouders • Oplossing: Een eenvoudige app • Resultaat: 3 uur voorbereidingstijd per week in plaats van 24 uur Een IT-adoptietraject met inzet KennisHub en eCoach voor Fontys Paramedisch • Uitdaging: Efficiënter digitaal samenwerken • Oplossing: IT-adoptieprogramma rondom Microsoft 365, beleid en werkafspraken • Resultaat: Aangescherpt samenwerkingsbeleid INNOVATIES IN DE PRAKTIJK Dat het voor de productiviteit van een afdeling loont om inzichtelijk te maken hoe er samengewerkt wordt, weet de Gemeente Best als geen ander. Het voorbereidingsproces van hun portefeuillehoudervergaderingen nam veel tijd in beslag. Door samen met Ictivity uit te tekenen hoe er werd samengewerkt en waaraan de meeste tijd verloren ging, was het een logische stap om een deel van het proces in een app te gieten. Hierdoor ging de gemeente van soms oneindige informatieverzameling naar een strak en omkaderd proces waarin ze efficiënter samenwerken. Nieuwsgierig naar het hele verhaal? Je leest hier verder. Digitaal samenwerken kon volgens opleider Fontys Paramedisch efficiënter. De wens bestond om afspraken over wat waar wordt opgeslagen en hoe het best digitaal gecommuniceerd kon worden opnieuw onder de loep te nemen. Een inspiratiesessie, Microsoft 365-training en eCoaches van Ictivity verder en de manier waarop medewerkers van Fontys Paramedisch nu online samenwerken, heeft een boost gekregen. Hier lees je over deze case. Een op maat gemaakte applicatie Net als bij de Gemeente Best, kan jouw samenwerkingsproces gebaat zijn bij een applicatie. Daarvoor kun je bij Ictivity terecht. Bijvoorbeeld met onze kant-en-klare productiviteitsapps. Maar past een op maat gemaakte app beter? We ontwikkelen hem graag voor je op basis van standaard bouwblokken in het Microsoft Power Platform. Op onze website lees je er meer over. TIP
18 Soepele overgang naar Microsoft 365: Woningbouwvereniging Bergopwaarts • Uitdaging: Informatievoorziening externe partners • Oplossing: Nieuwe SharePoint-omgeving in Microsoft 365 • Resultaat: Verminderd bel- en e-mailverkeer en samenwerken in actuele documenten INNOVATIES IN DE PRAKTIJK Voor Bergopwaarts is samenwerking met externe partners zoals aannemers, bouw- en onderhoudsbedrijven noodzakelijk om woningen in goede staat te houden. De informatievoorziening was overigens niet efficiënt en werd onoverzichtelijk. Door samen met Ictivity over te stappen naar Microsoft 365, verloopt de samenwerking met externe partners nu makkelijker. Nieuwsgierig naar het hele verhaal? Je leest hier verder. In de meeste organisaties beperkt samenwerken zich niet tot collega’s. Ook met externe partners wordt online samengewerkt, bijvoorbeeld in de zorg of bij gemeenten. Hoe regel je dat? Ben je beperkt tot e-mail om informatie en bestanden met elkaar te delen? Zeker niet. De volgende twee praktijkvoorbeelden maken duidelijk welke innovaties er mogelijk zijn om ook met externe partners productief samen te werken.
19 Het PSW-partnerportaal: probleemloos samenwerken voor zorgverleners binnen én buiten de organisatie • Uitdaging: Administratieve rompslomp en een spinnenweb aan werkomgevingen in samenwerking met zorginstellingen • Oplossing: Een centraal portaal voor alle belangrijke (cliënt)informatie • Resultaat: Werkverlichting voor iedereen binnen het samenwerkingsverband Ook voor PSW zijn externe samenwerkingen met andere zorginstellingen cruciaal om een cliënt de best mogelijke zorg te bieden. Omdat deze samenwerkingen toegang vereisen in elkaars ITomgevingen, waren administratieve rompslomp, kosten en complexiteit dagelijkse kost. De oplossing? Een speciaal ontwikkeld partnerportaal waarin alle betrokkenen cliëntinformatie inzien en opslaan. Meer weten over het partnerportaal? Lees hier verder.
20 Van fietsen naar wielrennen In de meeste organisaties hebben medewerkers een basisniveau aan digitale vaardigheden. Dat is immers onmisbaar om je weg te vinden in systemen. Maar anders dan vaak wordt gedacht, staan digitale vaardigheden niet garant voor goede IT-adoptie. Digitaal vaardig zijn betekent dat je beschikt over kennis van applicaties die nodig is om je werk uit te kunnen voeren. Deze vaardigheden vormen een basis waarmee je weerbaar bent om met digitale veranderingen om te gaan. Deze weerbaarheid noemen we IT-adoptie. Zie digitale vaardigheden daarom als fietsen. Hoe beter je conditie, hoe minder moeite het kost om de wind te trotseren. Met andere woorden, voordat je kunt inzetten op IT-adoptie moeten de digitale vaardigheden van medewerkers op peil zijn. Vernieuwingen of veranderingen in applicatiegebruik vragen om andere vaardigheden dan voorheen. ITadoptie kun je daarom vergelijken met de stap van fietsen naar wielrennen. Om te kunnen wielrennen, moet je eerst leren fietsen. Voor een soepele online samenwerking is één element cruciaal: overeenstemming. Iedereen in het team moet op dezelfde manier omgaan met de applicatie waarin samengewerkt wordt en daar goed zijn of haar weg in kunnen vinden. Is dat niet zo? Dan heeft dat vroeg of laat invloed op de kwaliteit en efficiëntie van de samenwerking. Beschikken over voldoende digitale vaardigheden is dan ook een randvoorwaarde voor een goede online samenwerking. Maar dat niet alleen, het is ook nodig dat medewerkers met veranderingen kunnen omgaan. De manier waarop je in de organisatie samenwerkt is nu eenmaal bewegelijk. Zéker als je processen continu wilt blijven optimaliseren in het licht van productiviteit. Als medewerkers moeilijk met een nieuwe wind meewaaien en daardoor met de hakken in het zand gaan, komt er weinig van terecht. Het is daarom belangrijk om voldoende stil te staan bij verschillen hierin onder medewerkers. Dat is waar IT-adoptie om de hoek komt kijken. NAVIGEREN DOOR HET IT-LANDSCHAP MET IT-ADOPTIE THEMA
21 Hoe zorg je ervoor dat medewerkers de hele gereedschapskist gaan gebruiken? “Niet iedere medewerker komt even snel mee in het adopteren van een nieuwe of andere manier van online werken. De een is koploper en draait zijn hand er niet voor om, de ander zit in de achterhoede en heeft extra hulp nodig om de hele gereedschapskist te gebruiken. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden en te zorgen dat iedere medewerker de juiste begeleiding krijgt om een werkwijze eigen te maken. Een laagdrempelige en snelle manier hiervoor is om collega’s van elkaar te laten leren. Laat ze bijvoorbeeld, zeker op verschillende afdelingen, eens met elkaar meekijken bij hoe ze applicaties gebruiken. Nieuwe vaardigheden aanleren gaat immers sneller door zelf aan de slag te gaan. Collega’s van elkaar laten leren maak je idealiter onderdeel van een breed ITadoptieprogramma. Dit programma kun je vervolgens bij iedere nieuwe app, functionaliteit of collega inzetten.” Wat levert het op als je investeert in IT-adoptie onder medewerkers? “IT-adoptie kun je zien als middel om een gat te dichten tussen de mogelijkheden van een applicatie of systeem en de kennis die medewerkers ervan hebben. Hoe groter dit gat, hoe meer frustratie er ontstaat bij medewerkers. Je krijgt informatie immers niet uit een systeem op de manier die je wilt of met de snelheid die je wilt. Met IT-adoptie verklein je dit gat en geef je medewerkers meer vaardigheid om met systemen en apps om te gaan. Dat resulteert in minder zoeken en vragen aan collega’s of de ITafdeling. Kortom, mensen worden zelfredzamer. Dit komt niet alleen de digitale veiligheid ten goede, maar doet ook veel voor werkgeluk. Het is natuurlijk een fijner gevoel als je snapt en weet hoe je IT-middelen efficiënt inzet voor je werkzaamheden.” Over wat voor investering hebben we het dan? “Het is voor de meeste organisaties redelijk laagdrempelig om meer uit apps en systemen te halen. Licenties zijn vaak al in huis. Je hebt als het ware de gereedschapskist al staan. Het gaat er vooral om dat je medewerkers meeneemt en laat zien dat er meer in die kist zit dan alleen een hamer of zaag. Nog een voordeel van meer IT-adoptie is daarom dat je als organisatie daadwerkelijk gaat gebruiken waar je eigenlijk al voor betaalt.” Laat collega’s, zeker op verschillende afdelingen, eens met elkaar meekijken in hoe ze applicaties gebruiken om online samen te werken “ ” Robin Wijnen Sales Consultant IT-adoptie & Productiviteit Investeren in IT-adoptie Maar wat levert een investering in IT-adoptie op? Daar weet Robin Wijnen, Sales Consultant IT-adoptie & Productiviteit bij Ictivity, alles van. Geregeld zit hij bij organisaties aan tafel om hen hierbij te ondersteunen. We vroegen hem naar het belang van goede IT-adoptie. INTERVIEW
22 Hoe stel je als organisatie een IT-adoptieprogramma op? “Aan de basis van elke (IT-)verandering staat goede communicatie. Waarom wil de organisatie overstappen naar Microsoft 365 of een nieuwe digitale werkplek? Wat levert de verandering voor medewerkers op? Praat hierover en maak dit zo duidelijk mogelijk. Vervolgens is het zaak om te gaan inventariseren. Allereerst wie in de organisatie of afdeling gebruik maakt van welke systemen of apps. Dit kan bijvoorbeeld via een korte online intake waarin je voor medewerkers vastlegt vanaf welke locatie ze meestal ITsystemen gebruiken, welke IT-middelen nodig zijn voor hun werkzaamheden, hoe ze samenwerken met collega’s en hoe ze het liefst leren. Dit alles samen vormt een algemene persona, die je kunt aanvullen door met een doorsnede van de organisatie in gesprek te gaan over specifieke werkwijzen van afdelingen. Tot slot zou je de persona’s kunnen aanvullen met een online vragenlijst of test die je inzichten geeft in de digivaardigheid van de organisatie, oftewel een nulmeting.” Welke tip zou je geven om de digivaardigheid binnen je organisatie te borgen? “Dankzij de inventarisatie en persona’s weet je waar kennis ontbreekt en wat het digivaardigheidsniveau is in je organisatie. Dit geeft je handvatten om per doelgroep of afdeling een afgestemd leerplan te maken. Een handige richtlijn voor dit leerplan is de 70/20/10-methode. Deze methode schrijft voor dat 70 procent van het leren van nieuwe vaardigheden ontstaat door zelf aan de slag te gaan, 20 procent door ondersteuning en 10 procent door het volgen van een opleiding. Nieuwe vaardigheden aanleren volgens de 70/20/10-methode: 70 procent zelf aan de slag, 20 procent ondersteuning en 10 procent een opleiding volgen “ ” Om medewerkers snel aan de slag te zetten met een nieuwe tool of functionaliteit, kan een algemene e-learning die uitleg geeft over de belangrijkste veranderingen een goede aftrap zijn. Digivaardige medewerkers gaan vervolgens zelf aan de slag. Voor de mensen die gebaat zijn bij meer ondersteuning, kun je per afdeling of groep een klassikale training verzorgen.” “Het is belangrijk om het leerplan op te volgen met een meetmoment om te zien of de ITadoptie vergroot is. Je kunt hiervoor denken aan een korte vragenlijst, maar ook het eerdergenoemde productiviteitsdashboard geeft je hier goed inzicht in. IT-adoptie is geen vastomlijnd project dat na afronding klaar is. Met apps en functionaliteiten die zich blijven vernieuwen, vergt IT-adoptie continu aandacht om digivaardigheden op peil te houden. Des te handiger als je daarvoor een effectief adoptieplan tot je beschikking hebt.” Lees je graag meer in detail over hoe je een IT-adoptieprogramma opzet? Op basis van onze ervaringen, maakten we er een stappenplan voor. Je leest het in dit whitepaper. TIP het zoeken, verzamelen en invoeren van gegevens voor bijna vier op de tien werkende Nederlanders (38%) de grootste tijdslurper is in hun werkdag? WIST JE DAT... Bron: Onderzoek naar productiviteit op de werkvloer (2021)
23 IT-adoptie in de praktijk: gemeente Nijkerk • Uitdaging: Borgen en terugvinden van digitale informatie • Oplossing: IT-adoptieprogramma voor de overstap naar Microsoft Teams • Resultaat: Weloverwogen structuur om digitale informatie op te slaan, te delen en terug te vinden INNOVATIES IN DE PRAKTIJK Met veel digitale informatie en afdelingen, taakvelden en disciplines die aan dezelfde documenten werken, was het voor de gemeente Nijkerk al lange tijd een wens om met Microsoft Teams te gaan werken. Het doel? Meer overzicht. Maar dat deze overstap niet zonder parallel adoptieprogramma kon, was voor de gemeente direct duidelijk. Hoe zij samen met Ictivity een gelaagd adoptieprogramma voor hun medewerkers ontworpen en wat daar de resultaten van zijn, lees je hier.
24 VAN BRIL WISSELEN Dat het niet makkelijk is om van de een op andere dag een andere bril op te zetten om naar processen en online samenwerking te kijken, snappen we heel goed. Je zit er immers middenin, wat het lastig maakt uit te zoomen en te bepalen wat je vindt van hoe je nu werkt. We kijken daarom graag eens met een andere bril en frisse blik over je schouder mee naar de handelingen die je doet in specifieke processen of de manier waarop je gewend bent om met collega’s online samen te werken. Zonder oordeel, maar wel op zoek naar waar het slimmer, leuker of makkelijker kan. Dat doen we via inspiratiesessies. Hierin nemen we je mee in je eigen werkwijzen, om jou en collega’s te laten zien waar je met mini-innovaties verschil kunt maken. Ik nodig Ictivity graag eens bij ons uit TOT SLOT
25 Ictivity Looyenbeemd 16 5652 BH Eindhoven t +31 (0)88 428 48 48 e info@ictivity.nl w www.ictivity.nl Ictivity Zo kan IT ook.
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=